こんにちは。
Libra近江の石田です。
キントーンを導入したけれど、社内に浸透しない！というお悩みは多いのではないでしょうか。
今回は、社内に浸透しないという課題への解決策についてお話したいと思います。
kintone導入時に課題となる社内浸透
「キントーン？そういえば新しく何か始まったらしいね」
「紙のままでいいよ。新しいのは使い方分からないし」
この言葉、キントーンをご担当されている方なら一度は耳にしたことのある言葉ではないでしょうか。
キントーンに限らずデジタル化しようとすると起こる問題
【導入したけど、社内浸透しない！】
【せっかく作成したアプリを使ってもらえなくて悲しい】
キントーンを浸透させる際に、何が課題となっているのか、どんな課題を解決すれば社内に浸透するのか、原因をじっくり考えながら解決策をご提案させていただきたいと思います。
今回のブログでは、解決策その①「キントーン浸透のきっかけになるアプリを作ろう」のご提案をさせていただきたいと思います。
キントーンが浸透しない原因「デジタルに馴染めない」
キントーンが社内に導入される初めてのデジタルツールであった場合、今までの紙や電話での業務に慣れておられる方は、
「デジタルと聞くだけで無理」
という反応を示される方も少なくありません。また、どんなに現行の業務に寄り添うようにアプリ開発したとしても現行の業務の進め方からは少なからず変わるわけですから、戸惑いや使い方の分からなさからストレスを感じてしまい、結果、社内に浸透する壁として現れるのが、キントーンに馴染めないという状況です。
この原因となるのが、キントーンを使用する頻度が低いということです。
導入当初は運用するアプリ数も少なく、毎日キントーンを使うということはあまりないでしょう。
キントーンはスモールスタートができるツールです。そのため、まずは１アプリから運用して慣れてきたら徐々にアプリ数を増やそうというのは、とてもよくあることかと思います。
デジタルに馴染みになる方の多い企業では、この１アプリをきっかけに社内に浸透することも難しくないかもしれません。ですが、デジタルに馴染みのない方の多い会社で、たまに使う１アプリだけではおそらく使われることもなく「入力の仕方分からないから入力しておいて」や「キントーンのログインURLどこ行ったかな」といった事態も多々起こりうることかと思います。
この状況を打破するためには使用する頻度の高いアプリを一つ作成し、まずはキントーンの画面を開いてもらう習慣をつけることが大切です。
キントーンを浸透させるためのアプリを作ろう
キントーンの社内浸透に大切なのは、キントーンを使用してほしい社員の方々にキントーンを使うことに慣れていただくこと、キントーンを使う日常が当たり前になることが重要です。
そのためには、”毎日使わないと困る”あるいは”使うと良いことがあるアプリ”を当初リリースするアプリの中に含め、まずはそのアプリを使用してもらうことで「キントーンを使う習慣」を作ります。
それでは、キントーンを使用する習慣を作るためのアプリの例をいくつかご紹介いたします。
例１ 日報アプリ
何らかの形で日々の業務の報告をされている会社は多いかと思います。
そのツールが手書きやメールであった場合、まずはそれをキントーンのアプリに置き換えてみましょう。
日報アプリは、キントーンのアプリストアにもありますので、そのまま活用することができます。
また、会社独自の項目がある場合はフィールドを追加したり、「選択項目」や「ドロップダウンリスト」を活用することで日報作成の時間を短縮できます。
プロセス管理を使えば上長への確認依頼も行うことができますので、メールでの日報提出からも移行しやすいですね。
このように、”毎日必ずある業務”をキントーンのアプリに置き換えることで、毎日キントーンに触れる機会を作ることができます。
例２ 物品購入申請アプリ
次にご紹介するのが物品購入申請アプリです。
業務に必要なものの購入の際の稟議書をアプリに置き換えます。
アプリ内で申請フローもあり、差戻をすることも可能なため現行の紙申請と同じ申請フローをキントーン上で行うことができます。
こちらも、キントーンのアプリストアに物品購入申請アプリがありますので、そのまま活用することも可能です。
業務上、物品を購入する機会は部署問わずよくあるかと思います。
このように”どうしてもしないといけない業務”をキントーンに置き換え全社で使用するのも、キントーンに慣れてもらう機会になります。
例３ 業務に関係のないアプリ
3つ目は思い切って「業務に関係のないアプリ」です。
こちらは社内の風土にも寄りますが、仕事に関係ないアプリを一つ作成して自由に入力してもらうことで「キントーンを自由に使う」という感覚を持っていただき、同時に入力方法の練習にもなるためユーザーの方のキントーンに対する抵抗感をなくす効果があります。
例えば、「会社周辺のおすすめのお店紹介」など、日常的に社員の誰もが興味のあることをアプリにすることで見るだけの人もキントーンを開く癖をつけてもらうことができます。
こうした業務外のアプリを活用してキントーンを広める場合には、中心になって積極的に情報を入力し盛り上げてくれる”キーパーソン”となる方を探してみるのをお勧めします。
浸透のきっかけアプリを作成する際には便利になる工夫を
きっかけとなるアプリを作成する際には「キントーンにデータを入力した方が便利！」と感じてもらえるような工夫をしてみることが大切です。
紙からアプリに変えただけでも便利になったと感じるのはデジタルツールに慣れている方です。デジタルツールに馴染みのない方は、アプリに置き換えるだけでは操作そのものを負担に感じるため、中々便利になったとは感じにくい傾向があります。
そこで、アプリに少し便利な機能をつけてあげたり、キントーンの機能を一緒に紹介することでその魅力を伝える工夫をします。
キントーンの便利機能
いずれもキントーンの基本的な機能ですが、キントーンにデータを入力してもらうメリットを感じてもらいやすい機能です。
また、キントーンの機能を知ってもらう機会にもなりますので、積極的に活用することをお勧めします。
おわりに
「キントーン浸透のきっかけになるアプリを作ろう」はいかがでしょうか。
キントーンのアプリを作成する際には現場の声を聞くことがとても大事です。そのためにも、キントーンが社内に浸透している状態を目指したいですよね。
キントーンを導入したけれどなかなか浸透しないとお困りの方は、ご紹介したような「みんながよく使うアプリ」を一つ作成するを試していただけると嬉しいです。
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